Do kogo jest skierowana faktura pro forma i kiedy należy z niej korzystać?

Faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym, a jedynie dokumentem informacyjnym przedstawiającym ofertę lub informującym o realizowanej transakcji. Swoją strukturą może przypominać fakturę VAT, jednak w zakresie obowiązujących przepisów i ustawy o VAT nie stanowi dokumentu księgowego wymaganego do rozliczeń podatkowych i ewidencji sprzedaży. Kiedy możliwe jest przygotowanie faktury pro forma i do kierowana jest taka forma?

Czym jest faktura pro forma?

Polskie przepisy nie definiują w żaden sposób faktury pro forma, jaki że nie jest ona formalnie uznawana za dokument księgowy i nie może być traktowana jako faktura właściwa potwierdzająca zrealizowaną transakcję. Zadaniem i rolą faktur pro forma jest zapowiedzenie wystawienia właściwego dokumentu sprzedażowego, poinformowanie klienta o szczegółach realizowanej transakcji oraz przedstawienie obowiązujących terminów zapłaty należności za towary lub usługi.

W praktyce faktury pro forma są przede wszystkim szczególną formą przedstawienia oferty handlowej – nie są potwierdzeniem przychodu ani dowodem poniesienia kosztu, ale mogą być wystawiane dla klienta jako oferta zawarcia umowy sprzedaży towaru lub świadczenia usług. Mogą służyć informowaniu i przypominaniu o terminowych płatnościach, a często przesyłane są także podczas zawierania umów drogą telefoniczną, np. z ubezpieczalnią. Firma przesyła do klienta fakturę pro forma oraz formularze umowy, a opłacenie pro formy oznacza wówczas akceptację warunków umowy.

Kiedy wystawia się fakturę pro forma?

Stosowanie takiej formy informowania klientów o przygotowanej transakcji jest dobrowolnym wyborem przedsiębiorców i prawo nie narzuca żadnych terminów obowiązujących dla wystawiania faktur pro forma.

Dokument taki może być wystawiony jednak wyłącznie przed otrzymaniem zaliczki lub przedpłaty – jeśli klient wpłaci zaliczkę lub całość należności, przedsiębiorca nie może skorzystać już z faktury pro forma ze względu na powstanie obowiązku podatkowego i, co za tym idzie, obowiązku wystawienia faktury właściwej (zaliczkowej lub końcowej).

Fakt wystawienia faktury pro forma nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury właściwej i przekazania jej do klienta w obowiązujących terminach, tj.  do 15 dni od końca miesiąca, w którym miała miejsce zapłata całości lub części należności.

Program do fakturowania online

Jakie informacje będą zawarte na fakturze pro forma?

Ze względu na brak zapisu o fakturach pro forma w polskim prawodawstwie, nie istnieją także zasady dotyczące wystawiania faktur pro forma lub obowiązkowych treści ujętych na takim dokumencie. Niemniej większość przedsiębiorców decyduje się na zastosowanie standardowego wzoru faktury FV, traktując fakturę pro forma jako zapowiedź właściwej faktury VAT wystawianej za transakcję. Na pro formie znajdziemy najczęściej:

  • datę wystawienia,
  • numer faktury,
  • nazwę sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
  • nazwy towarów i usług,
  • ilość zamówionych towarów i usług,
  • cenę netto,
  • stawkę i kwotę podatku,
  • kwotę brutto,
  • termin zapłaty należności.

Faktura pro forma musi zostać opatrzona adnotacją „faktura pro forma”, aby nabywca nie został wprowadzony w błąd i nie traktował jej jako faktury właściwej. Dokument taki nie jest formalnie zobowiązaniem do dokonania opłaty kwoty przedstawionej na dokumencie, więc nie opłacenie faktury pro forma nie wiąże się z konsekwencjami do nabywcy w sposób, w jaki powstałyby konsekwencje nieopłacenia właściwej faktury VAT.

Czy faktura pro forma pociąga za sobą skutki podatkowe?

Nie. Faktury pro forma nie zostały zdefiniowane w ustawie o VAT i stanowią jedynie formę informacyjną, nie posiadają statusu dokumentu księgowego. Ich treść nie może być zatem traktowana jako potwierdzenie zrealizowania transakcji, ujmowana w ewidencji księgowej ani dokumentowania przychodu lub kosztów. Co więcej, pro forma nie potwierdza dokonania przez nabywcę zapłaty lub częściowej zapłaty za towary i usługi, co automatycznie wyklucza powstanie obowiązku podatkowego. W momencie, kiedy sprzedawca otrzyma przynajmniej część zapłaty od nabywcy, jego obowiązkiem jest wystawienie stosownej faktury VAT zaliczki lub faktury końcowej dokumentującej transakcję i obowiązek podatkowy.

Aby wystawić fakturę pro forma można wykorzystać standardowe wzory faktur stworzone w programie Excel czy innych formatach, ale także skorzystać z programów do fakturowania online posiadających wbudowaną funkcję faktur pro forma i przesyłania ich bezpośrednio do kontrahenta z poziomu programu.