Wystawianie faktur to proces, który może być dość czasochłonny, szczególnie w sytuacji, gdy niezbędne jest wystawienie tych dokumentów w bardzo dużej ilości. Faktury w formie papierowej wymagały znacznie więcej zaangażowania od pracowników, a także przesyłania przygotowanych dokumentów do ich odbiorców.
Na szczęście obecnie dzięki rozwojowi technologii firmy mają możliwość wystawiania faktur w formie elektronicznej, do czego wykorzystywane jest specjalistyczne oprogramowanie stworzone w tym celu. Chcąc korzystać z programów do wystawiania faktur takich jak Melpe, trzeba jednak wiedzieć w jakiś sposób to robić oraz dlaczego tego typu oprogramowanie jest tak przydatne podczas wystawiania faktur, w różnego rodzaju firmach.
Dlaczego programy do wystawiania faktur online to bardzo praktyczne narzędzie?
Wystawienia faktur i różnego rodzaju raportów księgowych to obowiązek praktycznie każdego przedsiębiorcy. Zadanie to może często być bardzo czasochłonne i monotonne, co sprawia, że ryzyko popełnienia jakiegoś błędu rośnie. Aktualnie faktury w formie papierowej są coraz rzadziej stosowane, a w ich miejsce wchodzą faktury w formie elektronicznej, które są dużo praktyczniejszą formą tego typu dokumentów.
Do ich wystawiania, przesyłania oraz wykonywania wielu innych ważnych czynności służą specjalne programy do fakturowania online. Tego typu narzędzie staje się obecnie niezbędne w przypadku większości firm, bez względu na to, w jakiej branży one działają. Wybierając to rozwiązanie, można w bardzo skuteczny sposób przyspieszyć proces wystawiania faktur, ułatwić zarządzanie nimi, wprowadzenie faktur korygujących, generowanie raportów księgowych, wysyłanie gotowych faktur i wiele innych ważnych czynności.
Dzięki temu zaoszczędzamy naprawdę sporo czasu, a tym samym redukujemy także koszty działania firmy. Zaoszczędzony w ten sposób czas można przeznaczyć na realizację innych bardziej rozwojowych i ważniejszych z punktu widzenia firmy działań. Ponadto wykorzystywanie programów do fakturowania zmniejsza także ryzyko popełniania różnego rodzaju błędów i ułatwia także kontrolowanie tego, czy wprowadzone dane są poprawne poprzez integracje z bazą danych oraz autouzupełnianie danych w fakturach.
Jak korzystać z programu do fakturowania online?
Programy do fakturowania występują w różnych wersjach, które dopasowane są zarówno do mniejszych, jak i większych firm i z tego względu mogą znacząco różnić się funkcjami, jakie posiadają. Bez względu jednak na to, czy jest to prosty program do faktur, czy też bardziej zaawansowane oprogramowanie, niezbędne jest dokładne zapoznanie się z nim i nauczenie się obsługi danego programu, aby móc wykorzystać jego potencjał w pełni. Na szczęście dostępne obecnie na rynku programy do fakturowania takie jak Melpe, są bardzo intuicyjne i poznanie oraz nauczenie się wszystkich dostępnych w nich funkcji jest dość proste.
Proces wystawiania faktury za pomocą programu takiego jak Melpe przebiega następująco:
- Pierwszym i najważniejszym krokiem jest rejestracja w systemie np. Melpe, z którego będziemy korzystać podczas wystawiania faktury.
- Następny krok to uruchomienie programu i utworzenie nowej pustej faktury.
- W kolejnym oknie mamy możliwość wypełnienia wszelkich niezbędnych w danej fakturze danych, od daty wystawienia faktury i sprzedaży, przez dane dotyczące kontrahentów, sposoby płatności, numer faktury, cenę itd. Wszystkie ten dane należy wypełnić w prawidłowy sposób.
- W kolejnym etapie mamy również możliwość zmiany języka, w jakim ma zostać stworzona faktura, czy też dołączenia różnego rodzaju dokumentów powiązanych z daną fakturą takich jak np. faktura zaliczkowa.
- Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych danych należy zapisać fakturę.
- Następnie tak utworzony dokument musi zostać jeszcze wysłany, co również można zrealizować z poziomu programu, wykorzystując w tym celu adres e-mail odbiorcy.
Jak widać korzystanie z programów do fakturowania nie jest trudne i można się tego nauczyć w bardzo szybki i łatwy sposób. Używanie tego typu narzędzi podczas wystawiania faktur daje dużo nowych możliwości, znacząco ułatwia pracę, a także minimalizuje ryzyko popełnienia różnego rodzaju błędów np. w danych zapisywanych na fakturze. Programy tego typu ułatwiają również zarządzanie fakturami, a także umożliwiają tworzenie faktur korygujących i innych tego typu dokumentów.
